Détruire des archives papier ne devrait pas poser de problème pense certainement un entrepreneur confronté à ce problème. Sans doute que cela était vrai avant l’arrivée d’internet, l’intérêt pour les données personnelles et leur potentielle exploitation et la réputation d’une structure qui peut être entachée parce qu’elle a pris les mauvaises décisions. Voici comment procéder pour que cette action ne vire pas au cauchemar.
Comment détruit-on des archives d’entreprise ?
Alors que les entreprises se creusent les méninges et font appel à des prestataires en sécurité informatique pour éviter le vol des données personnelles qu’elles possèdent, qu’elles doivent veiller à la conformité du RGPD, se pose un autre problème : la méthode pour éliminer correctement des archives.
Les documents papier, quand on est une grande entreprise notamment, que la masse salariale est importante et existant depuis plusieurs années peuvent se compter en dizaines de milliers. Tous ces papiers cependant n’ont pas besoin d’être conservés pendant toute la durée de vie de la structure. Certains peuvent être supprimés au terme de leur valeur probatoire. Cette durée dépend de la nature du document.
Pour ne pas conserver des documents inutilement ; ce qui suppose de la place ; il s’agit de faire régulièrement un récolement et un tri. Une action qui prend beaucoup de temps et qui est source d’erreurs potentielles ; faute de pouvoir discerner certains documents entre eux.
Une suppression d’un document qui devrait être conservé pourrait avoir des conséquences sur l’entreprise non seulement en termes de productivité, de fonctionnement mais aussi si le chef d’entreprise n’est pas en mesure de le présenter lors d’un contrôle.
La suppression cependant demande d’être rigoureux pour que les données contenues sur les documents ne puissent pas être exploitées. Une entreprise d’archivage dans cette situation est le prestataire à connaitre.
Qui peut m’aider pour détruire les archives de mon entreprise ?
Pourquoi ne pas demander à un salarié de s’occuper de cette tâche ingrate, dans le but de faire des économies ? Cela n’est pas une bonne idée et ceci pour deux raisons.
La première, comme suggéré plus haut, est le risque d’erreur. Même une personne bien intentionnée peut supprimer un document qui devait encore être conservé pendant quelques années ou même…à vie. Dans ce cas, le préjudice peut être important.
En outre, même s’il ne s’agit pas de voir le mal partout, des études révèlent des pourcentages inquiétants : 90% des entreprises sur une seule année peuvent avoir été victimes de vol de données (ce qui serait d’autant plus facile avec des archives papier) du fait même de certains de leurs employés. On parle alors de fraude interne.
La confidentialité est assurée par une entreprise d’archivage qui ne peut pas commettre d’erreur et surtout utilise des machines ne permettant pas la reconstitution des documents papiers, mais aussi des CD et autres supports qui auraient pu être utilisés pour conserver différentes données relatives à l’entreprise.
Tous les documents ainsi supprimés font l’objet d’un certificat de destruction qui recense l’ensemble des archives supprimées. Le plus souvent, les documents papier ainsi détruits sont recyclés dans le cadre d’une action écologique et durable. Ce dernier point peut être important pour une entreprise. Ces dernières ont pour obligation de réduire leur empreinte carbone et d’avoir un fonctionnement plus vert.
Communiquer sur sa destruction d’archives en passant par un organisme qualifié, mais aussi sur le fait que le papier trouvera une seconde vie, ailleurs, peut être un atout auprès des clients et de toute personne fréquentant l’établissement. La préservation de l’environnement est devenue en effet un sujet majeur qui peut faire toute la différence pour des clients soucieux de consommer autrement et mieux.